Каждая компания, занимающаяся бизнесом, сталкивается с необходимостью хранения своей документации. Вроде бы, что может быть проще, чем выделить шкафчик или небольшую комнатку для документов? Однако, не всё здесь так просто: бумагам, а тем более ценным бумагам, необходима целая совокупность факторов, позволяющих сберечь их в целости и сохранности.
Прежде всего, любое хранение вещей, в том числе и документов, предусматривает безопасность. Обеспечьте для этого все условия: создайте журнал посещений, в котором необходимо будет указать, кто брал те или иные бумаги, на какой срок и с какой целью. Очень хорошо, если помещение будет огнеустойчивым. Если это не сейф, то добиться огнеустойчивости будет достаточно тяжело, поэтому потрудитесь, по крайней мере, снабдить комнату датчиками возгорания.
Во-вторых, соблюдайте в вашем хранилище постоянную температуру (17-20°) и влажность (50-60%). Опять же, идеальных условий вы вряд ли добьетесь, но поставить увлажнитель воздуха и периодически проветривать комнату – задача вполне реальная.
Третий важный фактор – это световой режим. Как известно, хранение документов лучше всего производить в темноте. Следовательно, ваше помещение должно быть без окон, либо же на окнах должны быть жалюзи или ролеты. Если комната по совместительству служит еще и кабинетом, необходимо поместить документы в специальные коробки и папки. А вот от полиэтиленовых файлов лучше избавиться – они способствуют более быстрой порче бумаги.
Наверное, говорить о соблюдении санитарных норм будет лишним. Каждый, кто сталкивался с хранением чего-либо, знает, что в помещении должна быть чистота, хорошая циркуляция воздуха, а также отсутствие возможности появления грызунов. Для наилучшего прохождения воздуха стеллажи необходимо расставить на расстоянии 70-120 см, при этом нижняя полка должна быть расположена не ниже, чем на высоте 15 см от пола.
Если вы оперируете достаточно маленькими площадями, и полноценного места для хранения предусмотреть нельзя, лучше воспользоваться услугами складского хранения вещей. Арендовав бокс нужного размера, вы обеспечите бумагам все вышеперечисленные условия: усиленную охрану, постоянный режим температуры и влажности, а также отсутствие попадания света. К плюсам такого размещение документов можно отнести также возможность выбора ячейки любой площади, в зависимости от количества вещей. В ячейку можно также складировать изготавливаемую продукцию или сырье для нее.
Если же вы остановитесь на складировании бумаг на рабочем месте, постарайтесь учесть все изложенные факторы. Тогда документы прослужат долго и не изменят свой внешний вид.
